Boletín Informativo PUCPR | septiembre a octubre 2017

14 PUCPRgarantiza estabilidadfinanciera Se cumple con los estándares del Departamento de Educación Federal y las responsabilidades fiduciarias La Vicepresidencia de Finanzas y Administración, previo al paso del huracánMaría, estableció protocolos para garantizar la estabilidad financiera de la Institución. Se cumplió con los estándares de seguridad que establece el Departamento de Educación Federal en relación con los expedientes físicos y los que están en la base datos. La Profa. Irma Rodríguez, vicepresidenta de Finanzas, afirmó “En atención a los compromisos y necesidades de la Universidad, se coordinó y recalcó sobre el cumplimiento con la normativa y reglamentación del Departamento de Educación Federal para seguridad de expedientes, procesos de pago y base informativa de datos.” Además, se estableció comunicación con la institución bancaria y el Departamento de Educación Federal para notificar y coordinar aspectos del proceso de pago a los estudiantes de los programas graduados con derecho a reembolso, adelantando el mismo en dos días. También se viabilizó el proceso de entrada de datos al sistema interno para las próximas nóminas. En cuanto a las necesidades inmediatas de la Institución, se establecieronmedidas dentro de la normativa institucional para procesar manualmente la adquisición y el pago de suministros. Para cumplir con la nómina de los empleados, nómina de estudiantes del Programa de Estudio y Trabajo y reembolsos a estudiantes se establecieron alternativas para tres posibles escenarios: si la comunicaciónno se afectaba se establecerían lazos con la banca; de no ser así, se trabajaría con la data interna; si esta fallaba, se visitarían personalmente los bancos. Esta última alternativa fue la que prevaleció. Posterior al paso del huracán, la vicepresidenta de Finanzas visitó personalmente los bancos de San Juan para poder cumplir con las responsabilidades fiduciarias de la Institución. Se trabajaron las nóminas de empleados y de los estudiantes, así como los cheques de reembolsos, dentro de las fechas que están establecidas en el itinerario regular de la Institución. Así se cumplió con los estándares federales y financieros. Además, se rindieron informes a laMiddle States Association y al Departamento de Educación Federal sobre el posible reinicio de clases y las condiciones de los recintos en términos de los servicios fundamentales de agua, energía eléctrica, combustible y comunicaciones. Personal clave de Finanzas: Contabilidad, Nóminas, Recaudaciones, Oficina de Beneficios, se presentó para ejecutar la planificación anterior y atender los compromisos urgentes y necesidades de la Institución originadas por el impacto del huracán. Más adelante, personal de las oficinas de Compras yAsistencia Económica se integraron al grupo de trabajo. El proceso de la nómina de empleados se completó en el itinerario regular de laUniversidad. Se trabajó en el proceso de acreditación de Becas Pell, SEOG, y PréstamoDirecto de estudiantes subgraduados así como el pago a los estudiantes con derecho a reembolso. El personal representativo de la unidad de Finanzas tuvo la colaboración especial de personal de Planta Física e Informática. En unión al personal colaborativo se logró proveer el servicio paramantener la capacidad financiera, operacional y la responsabilidad fiduciaria de la Institución. En esosmomentos ese personal fue el activo principal de la Institución. Con una situación inhóspita en PuertoRico y los problemas individuales, superaron las barreras para demostrar su lealtad y dedicación a la PUCPR. Lexsy Rivera, Gloria Rosado y Yelimes Cedeño de la Oficina de Pagos atienden los trámites de pago en TTI.