Guía de la PUCPR para inventariar y catalogar bienes culturales eclesiásticos en Puerto Rico

Guía de la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico para inventariar y catalogar bienes culturales eclesiásticos en Puerto Rico 129 D. ¿Cómo y dónde almacenar las fichas de registro ya completadas? Las fichas no pueden ser grapadas, deben ir unidas por clips, cinta adhesiva, pegamento o cualquier material que no pueda oxidarse o corroerse. Las originales deberán completarse a mano con un lápiz #2, nunca bolígrafo, pluma o marcador. 1. Fichas completadas a mano (en lápiz) Los trabajadores del inventario deberán guardar las fichas escritas a mano (originales) en carpetas, cada una en una mica transparente en el orden en que se elaboraron. Cada ficha de registro estará acompañada por su ficha de estado de conservación y la ficha del inmueble. Esta es la base de datos original que debe resguardarse en caso de perderse la información digital. Las carpetas deberán estar identificadas por lugar con un número romano (I, II, III…). Por ejemplo: “INVENTARIO DE LA CATEDRAL NUESTRA SEÑORA DE GUADALUPE DE PONCE/INMUEBLE Y OBJETOS MUEBLES/ I”. Se almacenarán en un lugar seguro, restringido, al que solo tendrán acceso los registradores y personas autorizadas. 2. Fichas digitales completadas en computadora e impresas en papel Las fichas completadas en computadora se imprimirán en papel y se guardarán en otra serie de carpetas que formarán parte de un archivo perteneciente al lugar donde se hizo el inventario. También, en vez de carpetas, podrían guardarse en sobres libres de ácido. Si los sobres o carpetas pudieran colocarse a su vez en cajas libres de ácido sería mucho mejor. Toda información o rotulación que se quiera hacer a los sobres o a las cajas deberá hacerse con lápiz. Si se desconocieran los materiales libres de ácido adecuados para almacenar la información, comuníquese con los autores de esta guía. 3. Almacenamiento Todo el material deberá guardarse en un lugar seguro, sin peligro de mojarse o dañarse por la acción de hongos, insectos, entre otros y preferiblemente bajo llave. El mismo deberá considerarse como uno de carácter confidencial.